(212)
Satın Almak İçin Hemen Ara !
Satın Almak İçin Hemen Ara !
Şirketiniz büyüyor, işler karmaşıklaşıyor, kullandığınız sistemler yetmemeye başlıyor. Bir ERP düşünüyorsunuz. Muhtemelen etraftan duyduklarınız da var: "Sakın ha", "Batonu yedik", "Yıllar sürdü, hâlâ tam oturmadı."
Haklılar. İstatistikler acımasız: Her dört ERP projesinden üçü ya hedefini tutturamıyor ya da tamamen çöküyor . Ama bu, sizin de başarısız olacağınız anlamına gelmez. İşin sırrı, teknolojiyi değil, insanı ve süreçleri yönetmekte.
ERP'ye geçiyoruz çünkü... Neden?
Cevabınız "herkes geçiyor" ya da "daha modern bir sisteme ihtiyacımız var" ise, durun. Biraz düşünelim.
Başarılı olan şirketler, net ve ölçülebilir hedeflerle yola çıkıyor. Mesela: "Finansal kapanış süremizi 12 günden 5 güne indireceğiz." Ya da "Stok doğruluğumuzu yüzde 78'den yüzde 98'e çıkaracağız" . Somut hedefler, proje boyunca pusula görevi görür. Ne için uğraştığınızı unutmazsınız.
Geleneksel yaklaşım şöyledir: Bir yazılım seçilir, danışmanlık firması tutulur, ellerini ovuşturup "hadi bakalım" denir. Sonra danışmanlar gider, size ellerinde kocaman bir sistem ve nasıl kullanacağınızı bilmediğiniz bir dünya bırakır.
Oysa işin asıl sahibi sizsiniz. Danışmanlar rehberdir, yol göstericidir. Ama aracı kim kullanacak? Siz ve ekibiniz.
Başarılı projelerde operasyon ekipleri işin başındadır. Depo müdürü, satın alma sorumlusu, finans uzmanı... Yazılımı konfigüre edenler, işi günlük olarak yapan insanlardır . IT departmanı destek verir, güvenliği sağlar, altyapıyı kurar. Ama iş kurallarını, süreç akışlarını, rapor ihtiyaçlarını işin mutfağındakiler belirler.
ERP projesi bir sprint değil, maratondur. Ve üç koldan birden yürür:
Teknik taraf: Veri dönüşümü, entegrasyonlar, güvenlik ayarları. Eski sisteminizde yıllardır biriken o kirli veriler... Onlar temizlenmeden yeni sisteme taşınırsa, sorunlar da taşınır. "Napolyon'un askerleri gibi" derler, kaybolur giderler. Veri temizliğine projenin ilk günü başlanmalı .
Süreç tarafı: Eski alışkanlıklar, elde yürütülen işler, "biz böyle yapıyoruz" denen yöntemler... Yeni sistem, kötü süreçleri otomatize ederse, sadece daha hızlı hata yaparsınız. Süreçleri baştan düşünmek, yeniden tasarlamak gerekir .
İnsan tarafı: En zor kısmı burası. İnsanlar değişimden korkar. "Ben bu sistemi kullanmayı öğrenemem" derler. Ya da öğrenmek istemezler. Değişim yönetimi diye bir şey var; projenin başından itibaren çalışanlara "neden" değiştiğinizi anlatmak, onları sürece dahil etmek, eğitmek, desteklemek gerekiyor . Unutmayın, en güzel sistem, kullanılmayana kadar güzeldir.
Yazılım seçimi ayrı bir hikâye. Özellik listelerine bakarak karar vermeyin. Sizin sektörünüzde deneyimi var mı? Büyüdükçe sizinle birlikte büyüyebilecek mi? Desteği nasıl?
Bir de şu var: Yazılımı satın aldığınız firma mı kuruyor, yoksa ayrı bir danışmanlık şirketi mi? Üçlü sacayağı (siz + yazılım firması + danışman) bazen işleri karmaşıklaştırır. Kimse sahiplenmez, sorun çıktığında "ben yapmadım" oyunu başlar .
Yazılımı yapan firmanın bizzat kurulumu üstlenmesi, tek muhatap, net sorumluluk demek. Bunu bir avantaj olarak düşünebilirsiniz.
Her şeyi birden yapmaya kalkmayın. Fabrikanın tamamını aynı anda dönüştürmek yerine, önce bir departman, bir süreç, bir lokasyonla başlayın. Pilot uygulama, sorunları küçükken görmenizi ve çözmenizi sağlar.
"Büyük patlama" (big bang) yöntemiyle her şeyi aynı anda devreye alan şirketlerin başına gelenler malum: İşler durur, siparişler yetişmez, faturalar yanlış kesilir .
Sistem canlıya alındı, "oh bitti" mi? Hayır, daha yeni başlıyor.
İlk haftalar kritiktir. Çünkü her zaman, test ortamında göremediğiniz sorunlar çıkar. Kimsenin beklemediği bir durum, sistemin takılmasına neden olabilir. İşte bu döneme "hypercare" denir. Ekibiniz ve danışmanlarınız tam kadro sahada olmalı, sorunlara anında müdahale etmeli .
ERP projesi, gemi yolculuğuna benzer. Limandan ayrıldınız, ama yolculuk devam ediyor. Sisteminizi sürekli iyileştirmeniz, güncellemeleri takip etmeniz, yeni özellikler eklemeniz gerekir.
Kullanıcılar sistemde ustalaştıkça, yeni ihtiyaçlar ortaya çıkar. Raporlar yetmez, analizler derinleşir. Bu, sistemin oturduğunun, hayatın bir parçası haline geldiğinin işaretidir.
Biz İvesgo'da, işin mutfağından geliyoruz. Yazılım geliştiriyoruz ama biliyoruz ki teknoloji, doğru kullanılmazsa sadece maliyet. ERP gibi dev bir gemiyi yüzdürmek, kaptanlık, tayfa, rota ve hava koşullarının uyumunu gerektirir.
Siz de böyle bir yolculuğa çıkmayı düşünüyorsanız, adım atmadan önce konuşalım. Neden başlamak istediğinizi, nereye varmak istediğinizi, kimlerle yola çıkacağınızı birlikte düşünelim. Çünkü iyi planlanmış bir başlangıç, işin yarısıdır.
